予約管理でFAXを使用している企業様は、まだまだ多いのではないでしょうか？
「紙の方が確実」「FAXの方が安心」という声もよく耳にします。
しかし実際には、FAXでの予約管理には多くの課題があります。今回は、ある企業様の事例をもとに、予約管理のWeb化がどのような課題を解決できるのか、具体的にご紹介します。
FAXによる予約管理の3つの課題
実際にFAXで予約を受け付けていた企業様から、以下のような課題をお聞きしました：
1. 記入ミスや受付漏れが頻発
- FAX用紙の文字が読みづらい
- 急いでいる時に予約を見落としてしまう
- 複数人で確認する際に紙が行方不明になる
2. 予約状況の確認に手間がかかる
- 空き状況を確認するのに時間がかかる
- 電話での問い合わせ対応に時間を取られる
- 予約表の管理と更新に時間がかかる
3. データの活用ができない
- 過去の予約履歴を検索しにくい
- 顧客データの分析ができない
- 売上管理に手間がかかる
Webシステムによる解決策
そこで、24時間対応のWeb予約システムを開発・導入しました。
具体的に以下の機能を実装することで、上記の課題を解決しています：
1. オンライン予約機能
- お客様が空き状況をリアルタイムで確認可能
- フォームに必要事項を入力するため、記入ミスを防止
- 24時間365日、予約受付が可能
2. 予約管理機能
- スタッフはパソコンやスマートフォンから予約状況を一元管理
- 予約の重複を自動でチェック
- 予約変更・キャンセルもシステム上で簡単に管理
3. 顧客管理・売上管理機能
- 予約データを自動で保存・管理
- CSVでのデータ出力で経理作業がスムーズに
- 自動メール送信機能で予約確認や事前案内も効率化
導入後の効果
システム導入後、以下のような効果が得られました：
1. 業務効率の大幅な改善
- 予約管理の作業時間が1日あたり約2時間削減
- 電話対応時間が約40%減少
- 予約ミスや重複がゼロに
2. 顧客満足度の向上
- 24時間いつでも予約可能に
- スムーズな予約確認・変更が可能に
- 待ち時間のストレスが解消
3. データ活用による経営改善
- 予約傾向の分析が可能に
- 効率的な人員配置が実現
- 売上管理の工数が大幅に削減
技術TIPS
- WordPress REST APIをカスタマイズし、予約データをスムーズに連携
- フロントはTypeScriptで型安全性を確保
- API応答は必要最小限のデータのみを返すよう設計
- 予約データのバリデーションを徹底（重複チェック、整合性確認）
まとめ
「FAXの方が安心」と思われがちですが、適切に設計されたWebシステムなら、むしろ確実で効率的な予約管理が実現できます。
特に以下のような課題をお持ちの企業様は、Web予約システムの導入をご検討されてはいかがでしょうか：
- FAXや電話での予約対応に時間を取られている
- 予約の記入ミスや受付漏れが気になる
- 効率的な予約管理・顧客管理をしたい
- 24時間の予約受付を実現したい
弊社では、お客様の業務フローに合わせたカスタマイズ対応も可能です。予約管理でお困りの方は、お気軽にご相談ください。