「スプレッドシートの体裁が崩れる」「プロジェクトごとの工数集計に時間がかかる」「入力ミスが多くて困っている」――このような課題を抱えていませんか？

今回は、Googleスプレッドシートによる勤怠管理から、専用システムへの移行事例をご紹介します。

従来の勤怠管理の課題

1. データ入力の問題

• 手入力による不具合
  • セルの結合が崩れる
  • 計算式が壊れる
  • フォーマットの統一が難しい
• 入力ミスのリスク
  • プロジェクト名の表記ゆれ
  • 時間計算の間違い
  • 必須項目の入力漏れ

2. 集計作業の負担

• 手作業による工数
  • プロジェクトごとの集計に1-2時間
  • 月次レポートの作成に半日
  • クロス集計が困難
• 分析の限界
  • リアルタイムでの状況把握が困難
  • 傾向分析に時間がかかる
  • データの可視化が不十分

システム化による解決策

1. 専用入力フォームの開発

• ユーザーフレンドリーな設計
  • プロジェクト名のドロップダウン選択
  • 時間の自動計算
  • 入力項目の妥当性チェック
• エラー防止機能
  • 必須項目の未入力防止
  • 論理チェック（終了時刻 > 開始時刻など）
  • データ形式の自動統一

2. 自動集計・分析機能

• リアルタイム集計
  • プロジェクト別の工数集計
  • メンバー別の稼働状況
  • 部門別の負荷状況
• 分析ダッシュボード
  • グラフによる可視化
  • トレンド分析
  • 予実管理

導入効果

1. 業務効率の改善

• 時間削減効果
  • 入力時間：1件5分 → 1分
  • 集計作業：2時間 → 即時
  • 月次レポート：4時間 → 30分
• 品質の向上
  • 入力ミス：90%削減
  • データの一貫性：100%
  • 分析精度の向上

2. マネジメントの改善

• 可視化による効果
  • プロジェクトの進捗把握が容易に
  • リソース配分の最適化
  • 問題の早期発見
• データ活用
  • 見積もり精度の向上
  • 工数予測の改善
  • 生産性の向上

技術TIPS

• 開発環境の構築
  • Viteによる高速な開発環境の実現
  • TypeScriptを用いた型安全な実装
  • クラウドサービスの活用
• データ連携の実装
  • Google Apps Scriptによるスプレッドシート連携
  • Sheets APIを使用したデータ操作の自動化
  • 効率的なデータ集計ロジックの実装

導入のポイント

1. 段階的な移行

1. 現状の業務フローの分析
2. 必要な機能の洗い出し
3. プロトタイプの作成と検証
4. 段階的なシステム導入
5. ユーザーフィードバックの収集

2. 運用面での考慮

• 管理者向けマニュアルの整備
• ユーザー向け操作手順の作成
• データバックアップ体制の確立
• 定期的なメンテナンス計画

まとめ：デジタル化成功のカギ

勤怠管理のデジタル化は、単なる入力のオンライン化ではありません。以下の3点が成功のカギとなります：

1. 使いやすさの追求
   ユーザーの日常業務をより簡単に
2. データの活用
   集計・分析による経営判断の支援
3. 段階的な改善
   運用しながらの継続的な改善

御社の状況に合わせた最適なシステム設計について、お気軽にご相談ください。